Van uurtje-factuurtje naar programma’s aanbieden. Dat klinkt ideaal, maar kan het ook voor jouw praktijk of kantoor? En waar loop je dan tegenaan? Lees het verhaal van Jolanda* en ontdek hoe zij het heeft aangepakt en wat jij daarvan kunt leren. 

*Jolanda bestaat niet echt, ze is een combinatie van een aantal klanten die ik als businesscoach de afgelpen jaren heb begeleid. 

De stap naar werken met programma’s is niet alleen geschikt voor psychologen zoals Jolanda, maar kan bijvoorbeeld ook voor een fysiotherapeut, orthopedagoog, masseur, ostheopaat, voedingsdeskundige. 

Ook buiten de gezondheidszorg kun je op deze manier werken, het kan ook als je werkt als: jurist, mediator, boekhouder, accountant, tekstschrijver of copywriter, social media strateeg, interim professional, coach, organisatie-adviseur, en in vele andere dienstverlenende beroepen.  

Ze is allang niet meer echt enthousiast over haar werk

Jolanda is psycholoog. Op fietsafstand in de stad heeft ze haar praktijk, waar ze mensen helpt die vastgelopen zijn. Veel van haar clienten worden doorgestuurd door de huisarts, maar er komen tegenwoordig steeds meer mensen via-via. Daardoor is haar praktijk de afgelopen jaren langzaam volgestroomd en heeft ze inmiddels een wachtlijst. 

Klinkt als een ideaal bedrijf? Ja en nee. Als Jolanda aan vrienden of collega’s over haar bedrijf vertelt, voelt ze zich dubbel. Ze verdient goed en haar praktijk zit vol. Ze heeft toch niks te klagen? Toch knaagt het. Als ze eerlijk is, is ze allang niet meer enthousiast over haar werk. 

De client die ze bijna wilde afsnauwen

Vorige week betrapte ze zichzelf erop dat ze een client bijna wilde afsnauwen, toen deze voor de derde keer een afspraak wilde verzetten:

‘Het is echt heel dringend, ik moet met de klas van mijn jongste mee naar het museum en geen enkele andere ouder kan rijden’. Jolanda bleef beleefd aan de telefoon, maar inwendig kookte ze. 

Ook merkt ze dat ze steeds vaker moe thuiskomt. Vooral op dinsdagavond heeft ze het zwaar. Na twee intensieve dagen werken ligt ze meestal op de bank naar Netflix te staren. Doodmoe.

Soms droomt ze van een groter huis, met een royale tuin. Daar kan ze vast meer tot rust komen, genieten van het leven. Maar waar moet ze zo’n huis van betalen? Ze werkt hard en kan echt niet meer clienten aan. 

Als Jolanda eerlijk is tegen zichzelf, moet ze toegeven dat haar eigen bedrijf haar steeds meer energie en moeite kost. Moet ze misschien stoppen met haar praktijk? Iets anders gaan doen? Maar wat dan? Zo dwalen haar gedachten rondjes, terwijl ze doorklikt naar een nieuwe aflevering op Netflix.

Jolanda komt er zelf niet meer uit. Hoe kan het anders?

Hoe kan het anders? 

Via een vriendin die ook zelfstandige is, krijgt Jolanda het boek ‘Een zaak van fans’ te leen. Ze downloadt online informatie bij het boek. Via een mail leest ze dat ze zich kan aanmelden voor een gratis groeiscan, waarin ze advies krijgt over groeikansen terwijl ze zachter kan werken met meer energie. Dat lijkt haar wel wat. Een paar dagen later bel ik met Jolanda over haar bedrijf en we beginnen een traject van drie maanden waarin ze één-op-één hulp krijgt bij haar bedrijf. 

Jolanda’s belemmeringen

In dat traject stellen we eerst vast waar Jolanda tegenaan loopt en hoe ze het graag zou willen.

Jolanda voelt dat het anders moet, maar ze komt er niet goed uit hoe. Moet ze een online programma gaan aanbieden? Maar ze wil helemaal niet de hele dag achter de computer zitten. Ze vindt het leuk om persoonlijk met mensen te werken. Van dat contact krijgt ze energie, niet van hele dag mails versturen of berichten plaatsen op Facebook. 

Moet ze hogere prijzen gaan vragen? Maar hoe dan? Haar uurtarief is al fors, daar kan ze niet zomaar €10 of meer bovenop zetten. Dat accepteren haar klanten nooit en de zorgverzekeraars al helemaal niet. 

Moet ze programma’s gaan aanbieden voor een vaste prijs? Dat gaan de zorgverzekeraars niet vergoeden. En wat gaan haar collega’s van haar vinden, als ze zomaar een veel hogere prijs vraagt? Zullen artsen, waar ze nu veel clienten van krijgt, nog wel mensen naar haar doorverwijzen? 

Waar wil Jolanda naar toe? 

Bij de intake nemen we al haar ideeën en bezwaren door. Welke stappen zou Jolanda zelf willen zetten? Waar wil ze naar toe met haar bedrijf? Dat is duidelijk: 

‘Ik wil meer ondernemer worden, minder vast zitten in de regels van de zorgverzekeraars. Als ik vrijer kan werken, kan ik andere methoden verzinnen om mensen te helpen en daardoor in minder tijd grotere stappen zetten met clienten. Zo zou ik meer mensen kunnen helpen. Daar gaat het me om: ik wil dat zoveel mogelijk mensen gelukkig zijn. Natuurlijk wil ik daarbij ook een fijn inkomen.’

Daarnaast heeft het boek ‘Een zaak van fans’ helderheid gegeven aan Jolanda: 

‘Door dat boek ben ik gaan zien dat sommige clienten me veel energie kosten. Ik ben doodmoe als ze de praktijkruimte uitlopen. Maar van andere clienten krijg ik juist energie. Daar wil ik er meer van. Wat zou mijn praktijk leuk worden, als ik alleen nog maar voor die mensen zou werken. Maar hoe krijg ik dat voor elkaar?’ 

Hoe de praktijk van Jolanda veranderde

Een half jaar later ziet de werkdag van Jolanda er volkomen anders uit.

Voor een paar clienten die al lang bij Jolanda komen, werkt ze nog steeds op haar traditionele manier: via uurtje-factuurtje. Maar met de meeste clienten werkt ze nu anders. Dat heeft ze als volgt aangepakt: 

1. Lage-energie-clienten: 

Er waren zeven clienten die Jolanda veel energie kosten. Toen ze daar eens goed naar ging kijken, bleek dat die clienten al jarenlang bij haar kwamen, maar weinig progressie boekten. Ze kwamen graag, om met Jolanda over hun problemen te praten en begrip te krijgen. Maar echte stappen zetten ze steeds niet. De clienten waren heel tevreden over hun traject, maar Jolanda niet. De oplossing was radicaal: die clienten heeft Jolanda doorverwezen naar een andere psychologie-praktijk, gespecialiseerd in langdurige zorg. Het heeft Jolanda veel energie gegeven dat deze ruimte vrijkwam. Energie die ze gebruikt om voor haar leukste clienten nieuwe methoden en aanpakken te ontwikkelen. 

2. Oude-clienten-met-resultaat: 

Een aantal andere clienten wilde wel stappen zetten, maar werkte nog op de oude manier. Jolanda heeft het traject met hen afgerond, terwijl ze met hen bleef werken zoals ze altijd al deed. Voor die clienten veranderde er niets. Maar voor Jolanda veranderde er wel veel. Het aantal clienten waarmee ze op haar oude manier werkte, werd namelijk elke week minder. Daardoor ontstond er elke week meer ruimte voor haar nieuwe manier van werken.

Naast de oude clienten met resultaat zijn er drie oude clienten die langdurig zorg nodig hebben en wiens traject niet zomaar afgerond kan worden. Het goede nieuws is: van hen krijgt Jolanda wel energie. Die clienten houdt ze aan. Zoals die oudere dame, die altijd opgewekt de sessie afsluit en nooit afbelt. Het werken met haar is al jarenlang leuk, dat mag gewoon blijven zoals het altijd was. 

3. Nieuwe clienten: 

De mensen die Jolanda benaderen voor een nieuwe behandeling, kregen een nieuw aanbod. Tijdens een intake stelt Jolanda vast welke hulp ze nodig hebben. Daarna krijgen ze een aanbod voor een traject op basis van een vaste prijs. Kan dat wel? Ze heeft zulke diverse clienten, hoe doet ze dat? Het was iets waarvan ze zich vooraf niet kon voorstellen dat het bij haar bedrijf zou werken. Toch lukt het nu. 

De programma’s van Jolanda

Natuurlijk kan Jolanda een traject niet altijd vooraf precies inschatten, maar ze krijgt in haar intake wel een indruk of een traject kort, gemiddeld of lang gaat worden. Dat is genoeg om een goed aanbod te doen. Ook schat ze bij de intake in of ze een client echt kan helpen; soms is de problematiek te complex, die mensen verwijst ze door.

Bij een kort of gemiddeld traject, biedt ze de client een vast bedrag en een vaste tijdsduur, bijvoorbeeld een maand of drie maanden. Zo kan ze relatief kort geleden opgelopen trauma meestal binnen twee tot vier behandelingen oplossen. Zulke clienten betalen een vaste prijs die uitgaat van drie behandelingen. Voor Jolanda is dat prima: gemiddeld genomen krijgt ze voor deze clienten een eerlijke prijs, waarbij ze soms wat meer en soms wat minder tijd per client kwijt is. 

De clienten die een lang traject nodig hebben, krijgen ook een vaste prijs aangeboden: voor de behandeling in het eerste half jaar. Daarna bekijkt Jolanda met de client welke extra hulp er daarna nodig is, en spreekt ze een vaste prijs af voor een gerichte vervolgperiode. 

Hoe gaan de zorgverzekeraars hier mee om? Dat verschilt. Sommige verzekeraars vinden de resultaten die Jolanda boekt fantastisch en ze vergoeden graag haar trajecten. Andere verzekeraars doen er moeilijk over, of vergoeden slechts een deel. Ook blijken er werkgevers te zijn die willen bijdragen aan een traject, bijvoorbeeld om een vastgelopen medewerker te ondersteunen. Daarnaast investeren veel clienten deels zelf in het traject. 

Jolanda bespreekt dit bij de intake duidelijk met haar clienten. Clienten zoeken zelf uit wat er wordt vergoed en wat niet, en nemen daarna de beslissing of ze met Jolanda in zee gaan.

De verrassingen die ze niet had voorzien

Nu ze een poosje werkt op de nieuwe manier, krijgt Jolanda een aantal verrassingen die ze vooraf niet had voorzien. 

Vooraf was Jolanda bang dat ze ‘alleen nog maar voor rijke mensen kon werken’, als ze zou gaan werken met vaste prijzen voor een programma. Dat blijkt niet zo te zijn. Zo was er onlangs een moeder die meekwam met haar dochter met een eetstoornis. De moeder vertelde: ‘de eetproblemen van mijn dochter hebben een enorme impact op ons gezin. We gaan deze zomer eenvoudiger op vakantie, en investeren dat geld in een programma dat deze oplost.’ 

Ook de dochter was gemotiveerd: ik heb een baantje, en heb mijn ouders gezegd dat ik de helft van wat ik verdien investeer in dit traject.’ 

Zo zijn er meer clienten die zelf op zoek gaan naar manieren om het traject te bekostigen. Het heeft een verrassend neveneffect, dat Jolanda niet had bedacht: deze clienten blijken supergemotiveerd. Niemand belt afspraken af en iedereen doet steevast alle opdrachten of oefeningen die Jolanda meegeeft. 

Jolanda merkt dat ze daardoor sneller resultaat boekt dan vroeger. Soms zijn er zelfs minder sessies nodig dan ze had ingeschat. Als bonus geeft Jolanda nu soms extra begeleiding: niet om urgente problemen op te lossen, maar om haar clienten te helpen met extra vervolgstappen. Zoals het helpen van de gemotiveerde dochter bij een lekker-eten-receptenboekje. Dat waren dingen waar ze vroeger met clienten niet aan toe kwam.  

Waarom het niet zo eenvoudig is

De veranderingen van Jolanda lijken eenvoudig als je het leest, maar er komt veel bij kijken. Dit zijn bijvoorbeeld vaardigheden die Jolanda heeft moeten leren: 

Uitdaging – Intake-gesprekken anders voeren

Omdat Jolanda op fixed-price basis werkt, moet ze in haar intake veel beter helder krijgen wat de problematiek van haar clienten is. Ook moet de duidelijk uitleggen hoe het zit met de investering in het traject, en moet de client zelf een stap willen zetten. Die gespreksvaardigheden had Jolanda niet zomaar. Om dat te leren, kreeg ze een heldere vragenlijst. In ons coachingstraject heeft ze hiermee geoefend en stapje voor stapje werd ze er steengoed in. 

Uitdaging – Trajecten ontwerpen 

Jolanda twijfelde zelf al lang over programma’s aanbieden. Maar hoe dan? Wat moet er wel of niet in zo’n programma? Welke prijs is geschikt? En hoeveel varianten bied je aan? Daar kwam ze alleen niet uit. In ons coachingstraject hebben we hier een paar handige en praktische keuzes in gemaakt, waarna ze het vertrouwen kreeg om per direct in de praktijk te ervaren dat deze programma’s geschikt waren en cliënten er graag aan mee wilden doen.

Jolanda ontdekt dat ze veel slimmer kan omgaan met dingen die ze vaak aan nieuwe clienten moet vertellen. Die biedt ze nu aan op een andere manier, die haar veel tijd bespaart. Ook ze kon een aantal tips en oefeningen eenvoudig online aanbieden, zonder dat ze een online programma hoeft te verkopen of zich moest verdiepen in ingewikkelde techniek. Juist door deze slimmigheidjes werden haar programma’s meer waard en kosten ze haar minder tijd. Het verzinnen van dit soort dingen geeft haar energie en plezier. 

Uitdaging – Website veranderen

Op haar website moest Jolanda een aantal dingen aanpassen, om haar nieuwe manier van werken uit te leggen. Mensen die haar benaderen voor een intake weten nu al waar ze voor kiezen, omdat Jolanda dat duidelijk uitlegt. Op een manier die clienten niet afschrikt, maar juist uitnodigt. Haar site kon overigens hetzelfde blijven;  Jolanda kon de aanpassingen zelf doorvoeren zonder dat ze haar websitebouwer hiervoor hoefde in te huren.

Uitdaging – De nieuwe koers vasthouden

Eén van de dingen die Jolanda de eerste maanden het meeste moeite kost, is om de nieuwe koers vast te houden. Het is zo verleidelijk om nieuwe clienten nog haar oude aanbod te doen: sessies op uurbasis. Eén of twee keer geeft ze hier aan toe, maar daarna baalt ze er direct van. Coaching en helderheid over haar programma’s geven haar het vertrouwen om consequent vast te houden aan haar nieuwe koers. Na een paar maanden is ze helemaal gewend aan de nieuwe manier van werken en wil ze nooit meer terug naar hoe ze het vroeger deed. 

Uitdaging – Grenzen stellen

Het bleek dat de oude clienten die Jolanda veel energie kostten regelmatig over haar grenzen gingen (zoals afspraken te vaak verzetten). Jolanda leerde om helder te zijn in haar grenzen en hier op een sympathieke manier over te communiceren. Dat pakte ze vlot op en het lukt haar nu goed.

Ze merkte tot haar verrassing dat thuis de relatie met haar dochtertje van drie ook soepeler is. Omdat ze thuis als vanzelf nu ook haar grenzen bewaakt. 

Uitdaging – Geldstromen op orde

Omdat Jolanda niet meer uurtje-factuurtje werkt, kon ze haar boekhouding en administratie aanpassen. Die kon eenvoudiger. Toen ze toch bezig was, implementeerde ze ook een andere manier van met haar geld omgaan, die haar zowel zakelijk als prive meer inzicht gaf in haar geldstromen. 

Meer rust en buiten leven? Dat kan nu al

Jolanda verdient nu wat meer, krijgt veel meer energie van haar werk, en keert zichzelf elke maand een fijn salaris uit. Door het inzicht in haar geldstromen, krijgt ze ook thuis nieuwe inzichten.

Met haar man heeft ze een mooi project bedacht. Ze kopen dit voorjaar een tuinhuisje net buiten de stad, om in de weekeinden met het hele gezin te genieten van rust. Dat dure huis met achtertuin in de stad, dat ze ‘later als we rijk zijn’ altijd wilden kopen hoeft niet meer. Het tuinhuisje kunnen ze nu al aanschaffen.

Die extra buitenruimte en rust die ze zo graag wilde? Dat gaat dit voorjaar al gebeuren. Met het werk dat ze nu doet en het geld dat er al is. 

Werkt dit ook voor jouw bedrijf?

Ben je geïnspireerd door het verhaal van Jolanda? Dan is het leuk om te weten dat Jolanda géén fictieve persoon is. Jolanda is een combinatie van een aantal klanten die ik als businesscoach de afgelpen jaren heb begeleid. 

Steeds weer zie ik dat de stap van uurtje-factuurtje naar het aanbieden van programma’s lastig is. En haalbaar. Het is lastig om deze stap alleen te zetten. En het is haalbaar om binnen een periode van drie maanden, met één-op-één-begeleiding, deze omslag in je praktijk te maken. 

Wil je weten of werken met programma’s ook voor jouw bedrijf kan? Doe dan net als Jolanda, en meld je aan voor een GroeiScan. Dat is een gratis telefonisch gesprek van 30-45 minuten, waarin we samen bekijken of deze stap ook voor jouw praktijk haalbaar is, en of ik je daarbij kan begeleiden.