Business coach tips – Voor ZZP en ondernemer

Hoe een tractor de echte ondernemer onthult

Ondernemerschap heeft vele vormen. Je vindt het niet alleen bij mensen met een eigen bedrijf, maar ook bij schoolkinderen, huisvrouwen of mensen in loondienst. Het gaat niet om je functie (een eigen bedrijf), maar om de rol die je kiest. Om je houding, je instelling. Ondernemerschap is voor mij: ondernemen. Er is je geen berg te hoog, geen dal te diep. Je laat je niet afschrikken door tegenslag of blokkades, maar gaat er voor de volle 100% voor. Dat klinkt afgezaagd, maar een concreet voorbeeld laat precies zien wat ik bedoel:

Het is dinsdagavond en ik sta met m’n teamgenoten van het damesvoetbalteam een balletje te trappen voordat onze training begint. Nog niet iedereen is er. Zo ontbreekt Wilma, onze talentvolle scorende spits. Maar we weten: met een boerderij en een gezin met drie kinderen is het niet eenvoudig om de training bij te wonen. Misschien redt ze het vandaag niet? Dan horen we plots een zacht geraas in de verte. Binnen een paar minuten zwelt het aan tot een oorverdovend gebulder. Nieuwsgierig kijken we naar de weg. Wat komt daar aan?!

Vol verbazing zien we een tractor het voetbalveld opdraaien. Achter het stuur: Wilma! Grijnzend springt ze in haar trainingspak van de bestuurdersstoel op de grond. Ze trapt nonchalant haar klompen uit en schiet in haar voetbalschoenen. Dan komt ze op een drafje naar ons toe. “M’n man had de auto mee, dus ik dacht dan kom ik maar zo!”

Dit is waar voor mij ondernemerschap om draait. Je laat je niet bij de eerste beste tegenslag uit het veld slaan. Je bent niet te stoppen en daardoor in staat om élke hindernis te nemen. Ga je met die houding voor je klanten aan de slag, dan ben je een echte ondernemer. Of je nou een eigen bedrijf hebt of niet.

Poldermodel? Soms even niet

Terwijl ik over de A12 naar een klant rijd, mijmer ik weg bij de eindeloze polders langs de snelweg. Op zaterdag zoef ik hier op m’n racefiets met m’n maatjes van de fietsclub. Voorrijder Fietsjunky heeft in z’n hoofd een harde schijf met daarop alle paadjes, dijkjes en dorpjes. Als groep rijden we in hoog tempo achter hem aan en zo heb ik al veel mooie landschappen ontdekt waarvan ik het bestaan niet wist. Die polders waar ik doorheen rijd zijn inmiddels een Nederlands handelsmerk. Eeuwen geleden konden we alleen door samenwerking dit land bewoonbaar maken. Die samenwerking door overleg is inmiddels een belangrijk deel van onze nederlandse cultuur geworden, ons poldermodel.

In het management team, waar ik later op de dag een klantonderzoek presenteer, zie ik het poldermodel in al z’n glorie terug. Marketing wil graag de resultaten van het onderzoek delen met klanten. Maar wil het management dat wel? Daarover moeten we eerst overleggen. Ook verbeteracties moeten uitgebreid afgestemd worden. Wie gaat aan de slag met de helpdesk? Wat gaan we in de dienstverlening aanpassen? Welk budget is er? Dit management pakt gelukkig lekker door en maakt gerichte afspraken. Maar te vaak zie ik een groep die zich verstopt. Die blijft hangen in overleg, die acties schuwt en waar weinig concrete resultaten worden gerealiseerd. Overleggen is leuk, maar het moet niet ontaarden in duikgedrag. Op zo’n moment ben ik blij dat zo’n management team niet verantwoordelijk was voor de drooglegging van onze polders, want dan zouden we nu nog met onze voeten in het water staan.

Het kan ook anders, zo laat onze fietsgroep zien. Voorman Fietsjunky heeft een duidelijk doel: een mooie fietstocht over rustige wegen. Met dat doel voor ogen heeft hij al een route uitgestippeld. Als fietsers is het voor ons eenvoudig. We verzamelen bij het afgesproken punt en rijden lekker achter hem aan. Als dat nodig is, laten andere teamleden hun talenten zien. Zo hebben we techneut Frans die in razend tempo lekke banden vervangt en zorgt Peter voor de broodnodige voedingsadviezen (“Brood is niet nodig!” volgens zijn paleodieet).

Eigenlijk is ons clubje fietsers daarmee een razend efficiënt team. We hebben een duidelijke leider en heldere afspraken. Er is weinig afstemming nodig en we richten ons op waar het echt om gaat: vaart maken. Maar hoe zit dat in jouw organisatie en je team? Gaan jullie voor het resultaat en weet je wat er van je wordt verwacht? Of overleggen jullie graag en overvloedig volgens het poldermodel, zodat er voor het echte werk in de polder geen tijd meer is? Hoeveel poldermodel heb jij nodig om mooie zaken voor je klant te realiseren?

‘Gewoon Tim’, of waarom je een superpromoter vaak niet herkent

Mijn zoontje is fanatiek cricketspeler. In grote delen van Nederland een onbekende sport, maar in de regio Den Haag een populair zomervertier voor overactieve jongetjes wanneer andere sporten stilliggen. Wat het voor hem extra mooi maakt, is dat hij training krijgt van een recordinternational die zelf in het buitenland heeft gespeeld. Razend interessant! Toch merk je dat je snel aan zoiets went. Voor ons is z’n trainer ‘gewoon Tim’.

Het valt me op dat het met superpromoters in een organisatie soms net zo gaat. Superpromoters zijn klanten die niet alleen enthousiast over je zijn, maar dat enthousiasme ook actief in hun grote netwerk delen. Het concept van Superpromoters is uitgewerkt in het gelijknamige boek door Rijn Vogelaar, CEO van Blauw Research. Voor organisaties bieden superpromoters veel kansen. Ze kunnen je helpen een nieuw product te ontwikkelen en promoten, of organiseren zelf spontaan een campagne voor je. Commercieel gezien zijn superpromoters belangrijk, omdat ze met hun aanbevelingsgedrag en hun kennis van je produkten veel invloed hebben.

Bij een superpromoter heb je echter al snel het gevoel dat het ‘geen échte klant is’. Zelf heb ik rond mijn bedrijf ook een aantal fans en enthousiastelingen. Mensen waar ik mooie projecten mee heb gedaan en die me al aan verschillende nieuwe klanten hebben geholpen. Toch onderschat ik steeds weer de belangrijke rol die zij spelen. In plaats van erkennen dat het om een superpromoter gaat, denk al snel dat het ‘gewoon Karen’ is van dat ontwerpbureau dat me alweer aan een mooie klant helpt. Of dat ‘gewoon Michiel’ even belt, terwijl hij veel werk van z’n grote bedrijf bij mij neerlegt.

Hetzelfde negeren van de bijzondere fans zie ik bij anderen. Herken je die grote dealer veel collega’s heeft aangebracht wel als superpromoter? Of is dat ‘gewoon Jan’ die je nu eenmaal goed kent? Herken je als rockband die voorzitter van je fanclub als superpromoter? Herken je die reviewer met dat veelbezochte blog als een belangrijk verlengstuk van jouw bedrijf? Zelfs bij consumenten-klanten speelt dit issue. Zo merkte ik in een recente sessie met superpromoters van een bank dat men twijfelde om sommige mensen uit te nodigen, omdat hun zij een haast zakelijke rol hadden in hun aanbevelingsgedrag. Ook bij overheidsorganisaties is dit van belang. Gemeenten besteden veel geld aan promotie onder buitenstaanders, maar de echte kansen om het imago te versterken liggen vaak binnen de eigen gemeentegrens.

Het is belangrijk om te erkennen dat superpromoters geen gemiddelde klanten zijn, maar ze zijn wel je voorbeeld. Ze zijn in hart en nieren verknocht met jouw dienstverlening. Wil je daar optimaal gebruik van maken, dan is het belangrijk dat je superpromoters gaat zien. Stop met turen naar kansen aan de horizon maar kijk eens vlak naast je. Jouw superpromoter zit dichterbij dan je denkt. Vergeet ‘gewoon Tim’, maar zie de superster die naast je zit.

Geloof jij je klant op z’n blauwe ogen?

Waar gehakt wordt, vallen spaanders. Bij klachtenmanagement draait het altijd om zaken die mis zijn gegaan. Boze klanten en trajecten die vaak al lang slepen. Klanten die van het kastje naar de muur zijn gestuurd en het nu helemaal zat zijn. Hoe ga je daar goed mee om? Natuurlijk wil je als bedrijf goed uitzoeken wat er is gebeurd. Hoe kon dit mis gaan? Wie was de schuldige? Wat kunnen we hier van leren en hoe voorkomen we dat? Voor je klant is dat echter helemaal niet relevant. Die wil maar twee dingen: (1) erkenning en (2) een oplossing.

Klachtenmanagement met één uitgangspunt

Dat kun je eenvoudig realiseren als je de schuldvraag achterwege laat. Baseer je klachtenmanagement op één uitgangspunt: de klant heeft altijd gelijk. Ga er vanuit dat de vloer met spaanders die je aantreft in 90% van de gevallen gewoon je eigen schuld is en richt je klachtenmanagement daar op in. Dus niet een case-dossier maken waarin je precies uitzoekt wat er is gebeurd. Maar een beleid dat draait om erkenning en oplossing.

Zo los je een klacht goed op

Geloof je klagende klanten en los een klacht direct op. Bel of mail ze direct terug. Vertel dat jouw organisatie niet wil dat een klant zulke zaken overkomt (daarbij hoef je overigens niet te erkennen dat dit echt is gebeurt, juridisch getouwtrek is niet relevant). Biedt direct een concrete oplossing en overleg of je klant dit aanstaat. Laat zien dat jouw organisatie niet wil dat haar klanten dit overkomt.

Tegelijkertijd leg je klachten wel vast en analyseer je waar je vooral klachten over krijgt of welke klanten klagen. Ontdek je misbruik? Dan kun je altijd besluiten om bepaalde klanten niet meer zomaar te compenseren. In de meeste gevallen is het een grote minderheid.

Een klacht als kans

Je klachtenmanagement verandert in oplossingsmanagement. Niet langer cases registreren, analyseren en intern doorsturen, maar razendsnel contact met je klant om je van je beste kant te laten zien. Dat scheelt enorm veel werk en tijd. Maar veel belangrijker: het oplossen van klachten is dan écht geen kostenpost meer, maar een kans voor bijzondere PR en een blije klant. Toevallig iets wat veel organisaties heel belangrijk vinden. Durf jij te vertrouwen op de blauwe ogen van je klant?

Hoe een stagair de waarheid zoekt achter frauderende klanten en spectaculaire fouten ontdekt

“Die klanten klagen echt over van alles, maar weet je wat daarvan de echte reden is?” De distributiemanager kijkt me verwachtingsvol aan. “Ze willen geld besparen. Daarom klagen ze!” Bljkbaar ziet hij m’n verbaasde blik, want hij vervolgt: “Als ze klagen, hoeven ze hun rekening nog niet te betalen. Daarom zijn er vaste klanten die steeds klagen om hun betalingstermijn te rekken. Zo werkt dat in onze branche”. Vol verbazing hoor ik het verhaal aan. Ik ben als stagair werkzaam bij het bedrijf en had nooit verwacht dat bedrijven zo met elkaar om zouden gaan.

Om te bewijzen dat klanten geen recht hadden op compensatie kreeg ik een opdracht: ga een aantal orders volgen van klanten die klagen. Dan kunnen we zien dat er niks mee mis is en er voor zorgen dat klanten zich wel aan hun betaaltermijn gaan houden. Ik ging vol energie aan de slag, dit onrecht wilde ik aanpakken. Een paar dagen liep ik mee in het magazijn waar de orders werden gepikt. Ik volgde orderbonnen, zag hoe pallets werden ingepakt en ging voor dag en dauw met de chauffeurs mee op de vrachtwagen. Een kopie van de orderbonnen onder m’n arm. Wat ik toen zag, was een grote schok.

Er bleken grofweg twee soorten klanten te bestaan. De eerste soort was goed van vertrouwen en geloofde onze orderbonnen. Pallets werden vlot uitgeladen en met een paar handtekeningen verdween de pallet bij de klant in het magazijn. Bij de tweede soort klant ging het anders. Pallets werden zorgvuldig nageteld en bekeken. Vaak bleek bij deze klanten dat ons eigen magazijn z’n werk niet zo goed had gedaan. Er ontbraken pakken, of dozen waren beschadigd. Dit werd keurig aangetekend. Waarna de klant binnen een paar dagen een klacht indiende en z’n rekening nog even niet betaalde.

Na een paar dagen op de vrachtwagen was mijn conclusie helder: het al dan niet betalen van rekeningen door klanten hing direct samen met de controles van onze orders. Klanten die goed controleerden zagen hoe vaak onze orders niet klopten en weigerden dan te betalen. Klanten die wel op tijd betaalden controleerden in de regel hun orders niet. Maar ook daar waren onze orders van belabberde kwaliteit. Een spectaculair resultaat dat niet helemaal in lijn was met m’n opdracht. In plaats van het ontmaskeren van frauderende klanten, liep ik nu aan tegen onze eigen slechte performance.

Voor m’n stage-bedrijf was het een belangrijke les: klanten hadden wél gelijk, maar het eigen functioneren bleek fors minder dan men dacht. In de loop van de tijd heb ik geleerd dat mijn stagebedrijf hierin geen uitzondering is. In de regel geldt: je klanten klagen niet zomaar. Daar hebben ze helemaal geen zin in. Je kunt er gerust van uitgaan dat 90% van je klagende klanten gelijk heeft. Klagende klanten zijn wat dat betreft een uitstekende graadmeter hoe klantgericht je bedrijf echt is. Waar gehakt wordt vallen spaanders en soms zal een klant uit zijn op een voordeeltje. Maar is je vloer bedekt met een dikke laag spaanders, dan ligt de schuld echt niet bij je klanten.

Razendsnel klachtenmanagement

Is het belangrijk dat een klacht snel wordt opgelost? Tijdens de bijeenkomst van de LinkedIn groep Klachtenmanagement ontstaat hierover een interessante discussie. Bij één van de deelnemers heeft de directie besloten dat ‘snelheid van oplossen’ een belangrijke performance indicator wordt. Maar is dat voor klachten wel relevant?

Natuurlijk is de uiteindelijke oplossing van een klacht belangrijker dan de snelheid. Toch valt er wat voor te zeggen om wel voor een snelle afhandeling te gaan. Hoe meer je je laat uitdagen om je snelheid te verhogen, hoe meer je echte beperkingen namelijk duidelijk worden. Het is te vergelijken met m’n rondje trimmen. Als ik geen heldere targets stel, wordt het al gauw een rondje sukkelen. Een gezapig tempo waarmee ik weinig vooruitgang boek. Stel ik mezelf een flinke doelstelling, dan moet het tempo omhoog. Dan merk ik de beperkingen die ik moet oplossen om beter te worden. Zere knieën, oftewel hoog tijd voor nieuwe schoenen. Buiten adem, oftewel hoog tijd om vaker te trainen en fitter te worden.

Hetzelfde geldt voor klachtenmanagement. Een laag tempo kan verhullen waar het echt om gaat. Moet je wellicht te lang wachten op terugkoppeling van andere afdelingen? Dan is dat het echte probleem en moet je dat oplossen. Of heb je van hogerhand toestemming nodig voordat je een klant echt een compensatie kunt bieden? Regel dan dat je die toestemming of niet meer nodig hebt, of dat die er altijd binnen 24 klokuren is.

Wil jij met je klachtenmanagement een echte topprestatie neerzetten? Dan kan een hoog tempo wel eens dé oplossing zijn om je organisatie echt uit te dagen. Wat wordt de recordtijd die jij gaat najagen voor je klanten?